Une facture arrive en PDF. Quelqu'un l'ouvre et saisit le fournisseur, les montants et la TVA dans l'ERP. Puis il recopie le tout dans un Excel « pour contrôle ». En fin de mois, le cabinet comptable ressaisit encore les mêmes informations dans son logiciel. La même donnée, tapée quatre fois par trois personnes différentes.
C'est ce qu'on appelle la ressaisie de données : recopier à la main des informations qui existent déjà ailleurs. Cela arrive dans presque toutes les entreprises qui ont accumulé des logiciels au fil des années sans que personne ne les relie entre eux. Cet article explique comment calculer ce que cela vous coûte et quelles options existent pour y mettre fin, sans changer de logiciels.
Pourquoi une entreprise finit-elle par ressaisir ses données ?
Personne ne le décide. On achète un ERP pour l'activité, la comptabilité est tenue par le cabinet comptable avec son propre logiciel, les clients envoient leurs commandes par e-mail et les fournisseurs leurs factures en PDF. Chaque brique fonctionne bien isolément. Le problème, c'est l'espace entre elles, et cet espace, c'est une personne qui le comble.
Les signes sont faciles à reconnaître :
- Le même client est enregistré dans trois logiciels, avec des données différentes dans chacun.
- Les factures fournisseurs sont saisies en lisant le PDF.
- Il existe un Excel intermédiaire « à reporter plus tard » dans le vrai logiciel.
- Le cabinet comptable ressaisit ce que vous aviez déjà saisi.
- Une seule personne sait comment les données passent d'un outil à l'autre.
Ce que coûte la ressaisie de données
Ce coût n'apparaît sur aucune facture, c'est pourquoi on le sous-estime. Il comporte trois volets.
Le temps
C'est la partie que l'on peut chiffrer. Multipliez le nombre de personnes qui recopient des données à la main par les heures qu'elles y consacrent chaque semaine, par le nombre de semaines travaillées dans l'année et par leur coût horaire chargé. Avec vos propres chiffres, vous obtenez un montant annuel qui surprend souvent. Vous pouvez faire le calcul avec le simulateur de la page intégration.
Les erreurs
Chaque saisie est une occasion de se tromper. Un chiffre inversé, et c'est une facture mal émise, une commande erronée ou un encaissement qui ne tombe pas juste. En général, on s'en aperçoit tard, quand la correction coûte plus cher.
Le retard
Si la donnée passe par trois mains avant d'arriver là où on la consulte, elle arrive toujours en retard. On décide avec la photo de la semaine dernière.
Trois façons d'en finir avec la ressaisie
Inutile de remplacer les logiciels qui fonctionnent déjà. Il s'agit d'ajouter les connexions qui manquent, et il existe trois manières de le faire selon ce que permet chaque logiciel.
1. Connecter par API ou web service
Beaucoup d'ERP, de CRM, de boutiques en ligne et de logiciels de comptabilité disposent d'une porte d'entrée permettant à d'autres programmes de lire et d'écrire. Si elle existe, l'intégration est directe : ce qui entre dans l'un apparaît dans l'autre sans que personne ne le recopie.
2. Lire les documents avec l'IA
Lorsque la donnée arrive dans un document, comme une facture fournisseur, elle peut être lue automatiquement à partir d'un PDF, d'un Excel, d'un XML, d'un CSV ou d'une photo. La clé est de ne pas enregistrer à l'aveugle : les données sont rapprochées de la fiche fournisseur et une personne les valide d'un clic. On arrête de saisir, mais on continue de vérifier.
3. Exporter dans le format que la destination comprend déjà
Si le logiciel de destination n'a pas d'API, il sait presque toujours importer un fichier. C'est le cas de la comptabilité : générer le fichier d'interface comptable, comme celui d'A3, permet de charger les factures de la période en une seule étape au lieu de les saisir écriture par écriture.
Par où commencer
- Cartographiez le parcours de vos données. Ce qui entre, dans quel logiciel, qui le reporte où et combien de fois.
- Choisissez un seul processus. Celui qui consomme le plus d'heures, pas le plus spectaculaire.
- Faites cohabiter le manuel et l'automatique jusqu'à ce que le nouveau processus soit validé sur des données réelles.
- Mesurez les heures libérées et servez-vous de ce résultat pour choisir le suivant.
Pour savoir si l'investissement en vaut la peine, vous trouverez la méthode complète dans comment calculer le ROI réel de l'automatisation d'un processus.
Notre approche chez Effic Software
Nous avons intégré par web service l'ERP sectoriel d'un groupe de quatre sociétés, nous lisons par lots les factures fournisseurs avec l'IA, nous générons l'interface comptable pour A3 et nous exposons une API pour qu'un ERP comme Odoo émette des documents sans les ressaisir. Tout part d'un diagnostic gratuit, au cours duquel nous cartographions le parcours de vos données et classons les processus selon les heures récupérables.
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