Eine Rechnung kommt als PDF herein. Jemand öffnet sie und tippt Lieferant, Beträge und Mehrwertsteuer ins ERP. Danach wird alles in eine Excel-Tabelle „zur Kontrolle“ übertragen. Am Monatsende tippt die Steuerkanzlei das Ganze noch einmal in die Buchhaltung. Dieselbe Information, viermal erfasst von drei verschiedenen Personen.
Genau das ist Daten abtippen: Informationen von Hand übertragen, die an anderer Stelle längst vorhanden sind. Das passiert in fast jedem Unternehmen, das im Lauf der Jahre Programm um Programm eingeführt hat, ohne dass jemand sie miteinander verbunden hätte. Dieser Artikel zeigt, wie Sie berechnen, was Sie das kostet, und welche Möglichkeiten es gibt, damit aufzuhören – ohne Ihre Programme auszutauschen.
Warum tippt ein Unternehmen überhaupt Daten ab?
Niemand entscheidet sich bewusst dafür. Für das operative Geschäft wird ein ERP angeschafft, die Buchhaltung erledigt die Steuerkanzlei mit ihrem eigenen Programm, Kunden schicken Bestellungen per E-Mail und Lieferanten ihre Rechnungen als PDF. Jeder Baustein funktioniert für sich gut. Das Problem ist die Lücke dazwischen – und diese Lücke füllt ein Mensch.
Die Anzeichen sind leicht zu erkennen:
- Derselbe Kunde ist in drei Programmen angelegt, jeweils mit unterschiedlichen Daten.
- Lieferantenrechnungen werden mit Blick auf das PDF abgetippt.
- Es gibt eine Excel-Zwischentabelle, um die Daten „später“ ins eigentliche Programm zu übertragen.
- Die Steuerkanzlei tippt erneut ein, was Sie bereits erfasst hatten.
- Es gibt genau eine Person, die weiß, wie die Daten übertragen werden.
Was das Abtippen von Daten kostet
Diese Kosten tauchen auf keiner Rechnung auf – deshalb werden sie unterschätzt. Sie bestehen aus drei Teilen.
Zeit
Das ist der Teil, den man berechnen kann. Multiplizieren Sie die Zahl der Personen, die Daten von Hand übertragen, mit ihren Wochenstunden dafür, mit den Arbeitswochen im Jahr und mit ihrem Stundensatz inklusive Lohnnebenkosten. Mit Ihren eigenen Zahlen ergibt sich ein Jahresbetrag, der meist überrascht. Rechnen Sie es im Rechner auf unserer Seite zur Systemintegration nach.
Fehler
Jede manuelle Eingabe ist eine Gelegenheit, sich zu vertun. Ein Zahlendreher bedeutet eine falsch ausgestellte Rechnung, eine fehlerhafte Bestellung oder eine Zahlung, die nicht aufgeht – und meist fällt es erst spät auf, wenn die Korrektur teurer ist.
Verzögerung
Wenn eine Information durch drei Hände geht, bevor sie dort ankommt, wo sie abgefragt wird, kommt sie immer zu spät. Entschieden wird dann auf Basis des Stands von letzter Woche.
Drei Wege, keine Daten mehr abzutippen
Programme, die funktionieren, müssen Sie nicht ersetzen. Es geht darum, die fehlenden Verbindungen zu ergänzen – und dafür gibt es drei Wege, je nachdem, was das jeweilige Programm zulässt.
1. Verbindung per API oder Webservice
Viele ERP- und CRM-Systeme, Onlineshops und Buchhaltungsprogramme haben eine Schnittstelle, über die andere Programme lesen und schreiben können. Gibt es sie, ist die Integration direkt: Was in einem System erfasst wird, erscheint im anderen, ohne dass jemand es kopiert.
2. Dokumente mit KI auslesen
Steckt die Information in einem Dokument, etwa in einer Lieferantenrechnung, lässt sie sich automatisch aus PDF, Excel, XML, CSV oder einem Foto auslesen. Entscheidend ist, nicht blind zu speichern: Die Daten werden mit dem Lieferantenstamm abgeglichen und von einer Person mit einem Klick bestätigt. Sie tippen nicht mehr ab, behalten aber die Kontrolle.
3. Im Format exportieren, das das Zielsystem bereits versteht
Hat das Zielprogramm keine API, kann es fast immer irgendeine Datei importieren. Das gilt zum Beispiel für die Buchhaltung: Mit einer Buchungsexportdatei, etwa für A3 (eine in Spanien verbreitete Buchhaltungssoftware), lassen sich die Rechnungen eines Zeitraums in einem Schritt einspielen, statt sie Buchung für Buchung abzutippen.
Wo Sie anfangen sollten
- Zeichnen Sie den Weg Ihrer Daten auf. Was kommt herein, in welches Programm, wer überträgt es wohin und wie oft.
- Wählen Sie einen einzigen Prozess. Den, der die meisten Stunden frisst – nicht den, der am meisten hermacht.
- Lassen Sie manuellen und automatischen Weg parallel laufen, bis der neue Prozess mit echten Daten validiert ist.
- Messen Sie die gewonnenen Stunden und entscheiden Sie anhand dieses Ergebnisses über den nächsten Schritt.
Ob es sich lohnt, können Sie mit der vollständigen Methode in So berechnen Sie den echten ROI einer Prozessautomatisierung ermitteln.
So machen wir es bei Effic Software
Wir haben das Branchen-ERP einer Unternehmensgruppe mit vier Gesellschaften per Webservice angebunden, lesen Lieferantenrechnungen stapelweise mit KI aus, erzeugen die Buchungsexportdatei für A3 und stellen eine API bereit, über die ein ERP wie Odoo Belege ausstellt, ohne dass sie erneut abgetippt werden müssen. Am Anfang steht immer eine kostenlose Analyse, in der wir den Weg Ihrer Daten aufzeichnen und die Prozesse nach einsparbaren Stunden priorisieren.
Alle Details und den Rechner finden Sie unter Systemintegration: Schluss mit dem Abtippen von Daten.