Anzeichen, dass Ihr Unternehmen Daten abtippt
Wenn Sie zwei oder mehr davon wiedererkennen, lassen sich Stunden Ihres Teams zurückgewinnen.
Abtippen ist nicht kostenlos, auch wenn es auf keiner Rechnung steht
Zeit
Stunden qualifizierter Fachkräfte für Arbeit, die kein Urteilsvermögen erfordert. Und dieser Aufwand wächst mit dem Geschäft: mehr Aufträge, mehr Tipparbeit.
Fehler
Eine vertauschte Ziffer bedeutet eine falsche Rechnung, eine fehlerhafte Bestellung oder eine Zahlung, die nicht aufgeht. Und das fällt erst spät auf, wenn die Korrektur teurer ist.
Entscheidungen im Blindflug
Wenn Daten durch drei Hände gehen, bevor sie ankommen, sind sie immer veraltet. Sie entscheiden auf Basis der Momentaufnahme von letzter Woche.
Was kostet Sie das Abtippen von Daten?
Passen Sie die Werte an die Zahlen Ihres Teams an.
3 Personen × 5 h/Woche × 46 Wochen × 22 €/h
Unverbindliche Schätzung, die ausschließlich auf Ihren eingegebenen Werten basiert und von 46 Arbeitswochen pro Jahr ausgeht. Sie ist weder ein Angebot noch eine Einsparungsgarantie: Wie viele Stunden sich zurückgewinnen lassen, hängt vom jeweiligen Prozess ab und wird in der Analyse ermittelt.
ZEIGEN SIE MIR, WIE VIELE SICH ZURÜCKGEWINNEN LASSENWas ist Systemintegration?
Es geht darum, dass die Programme Ihres Unternehmens Informationen untereinander austauschen – ohne eine Person dazwischen, die kopiert und einfügt. Wenn ERP, Tabellenkalkulation, Buchhaltung und E-Mail nicht miteinander sprechen, muss jemand die Brücke bilden: Das ist Abtippen von Daten, oder anders gesagt, doppelte Dateneingabe.
Integrieren heißt nicht, die Programme zu wechseln. Es heißt, die fehlenden Verbindungen zu schaffen, damit ein Auftrag, eine Rechnung oder ein Kunde einmal erfasst wird und überall dort erscheint, wo er gebraucht wird.
Was wir verbinden
- ERPOdoo und Branchen-ERP, per API oder Webservice
- BuchhaltungBuchungsexportdateien, etwa für A3, für Ihr Steuerbüro
- TabellenkalkulationExcel- und CSV-Dateien, die heute als Brücke zwischen Programmen dienen
- DokumenteRechnungen und Lieferscheine als PDF, XML oder Bild, mit KI ausgelesen
- Ihre eigenen AnwendungenEine API, damit andere Systeme ohne Umwege schreiben und lesen können
Drei Wege, nicht mehr abzutippen
Sie müssen Ihre Programme nicht wechseln. Wir nutzen in jedem Fall die Tür, die bereits offen steht.
Verbinden
Wir verknüpfen Ihre Programme per API oder Webservice: ERP, CRM, Onlineshop, Buchhaltung. Was in einem System erfasst wird, erscheint im anderen, ohne dass jemand es abtippt.
Auslesen
Kommen die Daten in einem Dokument an, liest die KI sie aus: PDF, Excel, XML, CSV oder ein Foto. Sie gleicht sie mit Ihren Stammdaten ab, und eine Person bestätigt sie vor dem Speichern.
Exportieren
Hat das Zielsystem keine API, erzeugen wir die Datei, die es bereits importieren kann. Buchhaltung oder Steuerbüro laden sie in einem Schritt, statt Buchung für Buchung abzutippen.
Integrationen, die bereits laufen
Lieferanten, Einkäufe und Rechnungen synchronisiert
Webservice-Integration mit dem ERP einer Unternehmensgruppe: Jede Gesellschaft hat ihre eigene Datenbank, und alle werden von einem zentralen Punkt aus gelesen – ohne Export und Reimport.
Vom PDF-Stapel zur erfassten Rechnung
Sie werden gesammelt als PDF, Excel, XML, CSV oder Bild hochgeladen. Die KI extrahiert die Daten, ordnet jede Rechnung ihrem Lieferanten zu, und der Nutzer prüft nur noch vor dem Speichern.
Die Buchungsexportdatei, automatisch erstellt
Ausgangs- und Eingangsrechnungen des Zeitraums in der Buchungsexportdatei von A3, bereit zum Import. Das Steuerbüro muss nicht mehr abtippen, was bereits erfasst war.
Das Kontrolldokument, direkt aus dem ERP
Das ERP erstellt und übermittelt das DeCA (das elektronische Transportbegleitdokument in Spanien) per Aufruf unserer API und erhält den QR-Code zurück. Niemand tippt den Transportauftrag noch einmal in eine andere Maske ein. Mehr zum DeCA.
Ohne zu zerstören, was bereits funktioniert
Analyse
Wir zeichnen auf, welchen Weg Ihre Daten nehmen, wer sie eintippt und wie oft. Das Ergebnis ist eine Liste von Prozessen, sortiert nach den Stunden, die sich zurückgewinnen lassen.
Erst ein Prozess
Wir beginnen mit dem Prozess, der die meisten Stunden frisst. Die manuelle Methode läuft parallel zur automatischen, bis diese mit Ihren echten Daten validiert ist.
Messen und ausweiten
Wir vergleichen die gewonnenen Stunden mit der Schätzung. Läuft der erste Prozess, wird über den nächsten entschieden.
Leitfaden: Was das Abtippen von Daten zwischen Programmen kostet und wie Sie damit aufhören
So berechnen Sie den echten ROI einer Prozessautomatisierung
Was man uns vorab fragt
Muss ich meine bisherigen Programme wechseln?
Nein. Wir verbinden die Programme, die Sie bereits haben. Ziel ist, dass sie keine Person mehr dazwischen brauchen – nicht, sie zu ersetzen.
Und wenn mein Programm keine API hat?
Es gibt andere Wege: die Dateien, die es bereits exportieren oder importieren kann, ein Webservice oder das Auslesen der erzeugten Dokumente mit KI. Die Analyse dient dazu, den Zugang zu finden.
Wie lange dauert eine Integration?
Das hängt von den Systemen und vom Prozess ab. Deshalb beginnt man mit einem einzigen – dem, der die meisten Stunden frisst – und erweitert, sobald er läuft.
Was bedeutet „Daten abtippen“?
Informationen, die bereits anderswo vorhanden sind – in einem PDF, einer Excel-Datei oder einem anderen Programm –, von Hand in ein Programm eingeben. Das ist doppelte Dateneingabe, und jede Wiederholung kostet Zeit und birgt ein Fehlerrisiko.
Lassen sich Lieferantenrechnungen automatisieren?
Ja. Die KI liest die Rechnung als PDF, Excel, XML, CSV oder Bild, extrahiert die Daten, gleicht sie mit den Lieferantenstammdaten ab, und eine Person bestätigt sie vor dem Speichern.
Wie wird das ERP mit der Buchhaltung verbunden?
Hat die Buchhaltungssoftware eine API, direkt. Wenn nicht, über die Buchungsexportdatei, die sie bereits importieren kann – etwa die von A3 –, um die Rechnungen des Zeitraums in einem Schritt zu laden.
Ist es sicher, meine Systeme zu verbinden?
Jede Verbindung nutzt eigene Zugangsdaten mit den minimal nötigen Berechtigungen, und die Daten werden verschlüsselt übertragen. Das wird in der Analyse geprüft, bevor irgendetwas angefasst wird.
Was kostet das?
Die Analyse ist kostenlos. Danach wird jeder Prozess einzeln kalkuliert, mit einer Schätzung der Stunden, die er freisetzt, damit Sie auf Basis von Zahlen entscheiden können.