Arriva una fattura in PDF. Qualcuno la apre e digita nell'ERP fornitore, importi e IVA. Poi copia tutto in un Excel «per controllo». A fine mese il commercialista riscrive gli stessi dati nel suo software di contabilità. Lo stesso dato, digitato quattro volte da tre persone diverse.
Questo è il doppio inserimento dei dati: ribattere a mano informazioni che esistono già altrove. Succede in quasi tutte le aziende che nel corso degli anni hanno aggiunto programmi su programmi senza che nessuno li collegasse. In questo articolo vediamo come calcolare quanto ti costa e quali opzioni hai per smettere, senza cambiare software.
Perché un'azienda finisce per ribattere i dati a mano?
Nessuno lo decide. Si compra un ERP per la gestione operativa, la contabilità la tiene il commercialista con il suo programma, i clienti mandano gli ordini via e-mail e i fornitori le fatture in PDF. Ogni tassello funziona bene da solo. Il problema è il vuoto tra l'uno e l'altro, e quel vuoto lo riempie una persona.
I segnali sono facili da riconoscere:
- Lo stesso cliente è registrato in tre programmi, con dati diversi in ognuno.
- Le fatture dei fornitori si digitano guardando il PDF.
- Esiste un Excel intermedio «da riportare poi» nel programma vero.
- Il commercialista ridigita quello che tu avevi già inserito.
- C'è una sola persona che sa come si passano i dati da un sistema all'altro.
Quanto costa ribattere i dati a mano
Il costo non compare in nessuna fattura, ed è per questo che viene sottovalutato. Ha tre componenti.
Tempo
È la parte che si può calcolare. Moltiplica le persone che trascrivono dati a mano per le ore settimanali che ci dedicano, per le settimane lavorative dell'anno e per il loro costo orario comprensivo di contributi. Con i tuoi numeri viene fuori una cifra annua che di solito sorprende. Puoi fare il conto con il calcolatore della pagina sull'integrazione.
Errori
Ogni volta che un dato viene digitato c'è un'occasione per sbagliare. Una cifra invertita significa una fattura sbagliata, un ordine errato o un incasso che non quadra, e di solito lo si scopre tardi, quando correggere costa di più.
Ritardo
Se il dato passa per tre mani prima di arrivare dove viene consultato, arriva sempre in ritardo. Si decide sulla base della fotografia della settimana scorsa.
Tre modi per smettere di ribattere i dati
Non serve sostituire i programmi che già funzionano. Si tratta di aggiungere i collegamenti che mancano, e ci sono tre modi per farlo, a seconda di ciò che ogni programma consente.
1. Collegare tramite API o web service
Molti ERP, CRM, negozi online e software di contabilità hanno una porta d'accesso che permette ad altri programmi di leggere e scrivere dati. Se c'è, l'integrazione è diretta: ciò che entra in uno compare nell'altro senza che nessuno lo copi.
2. Leggere i documenti con l'IA
Quando il dato arriva dentro un documento, come una fattura fornitore, lo si può leggere in automatico da PDF, Excel, XML, CSV o da una foto. La chiave è non salvare alla cieca: i dati vengono incrociati con l'anagrafica del fornitore e una persona li conferma con un clic. Si smette di digitare, ma si continua a verificare.
3. Esportare nel formato che il sistema di destinazione già conosce
Se il programma di destinazione non ha un'API, quasi sempre sa importare qualche tipo di file. È il caso della contabilità: generare il file di interscambio contabile, come quello per A3 (un software di contabilità molto diffuso in Spagna), permette di caricare le fatture del periodo in un solo passaggio invece di registrarle una scrittura alla volta.
Da dove cominciare
- Disegna il percorso dei tuoi dati. Cosa entra, in quale programma, chi lo passa dove e quante volte.
- Scegli un solo processo. Quello che si mangia più ore, non quello più appariscente.
- Lascia convivere manuale e automatico finché il nuovo processo non è stato validato con dati reali.
- Misura le ore liberate e usa quel risultato per scegliere il processo successivo.
Per capire se conviene, trovi il metodo completo in come calcolare il ROI reale dell'automazione di un processo.
Come lo facciamo in Effic Software
Abbiamo integrato tramite web service l'ERP di settore di un gruppo di quattro società, leggiamo con l'IA le fatture dei fornitori in blocco, generiamo il file di interscambio contabile per A3 ed esponiamo un'API perché un ERP come Odoo possa emettere documenti senza doverli ridigitare. Tutto parte da un'analisi iniziale gratuita in cui si disegna il percorso dei tuoi dati e si ordinano i processi in base alle ore recuperabili.
Trovi tutti i dettagli e il calcolatore in integrazione di sistemi: smetti di ribattere i dati a mano.