Seit dem 5. Oktober 2026 gilt das Kontrolldokument für den gewerblichen Güterkraftverkehr in Spanien nicht mehr auf Papier: Es muss elektronisch vorliegen, einen QR-Code enthalten, über den es bei einer Straßenkontrolle heruntergeladen werden kann, und ein Jahr lang aufbewahrt werden. Das ist keine Empfehlung und keine gute Praxis, sondern eine Pflicht – und ein Verstoß gilt als schwere Ordnungswidrigkeit.
Dieser Artikel erklärt ohne Umschweife, was das DeCA ist, wen es genau verpflichtet, welche Angaben es enthalten muss, welche technischen Anforderungen die Vorschrift stellt und wie Sie es einführen, falls Sie es noch nicht haben. Wenn Sie in Spanien eine Flotte betreiben oder Transporte beauftragen, betrifft Sie das.
Was ist das DeCA?
DeCA steht für Documento Electrónico de Control Administrativo – das elektronische Kontrolldokument, das die spanische Verkehrsgesetzgebung für den Güterkraftverkehr vorschreibt. Es ist die digitale Fassung des Kontrolldokuments, das heute auf Papier in der Fahrerkabine oder als loses PDF auf dem Handy des Fahrers mitfährt.
Es ändert sich nicht nur das Medium. Das Dokument wird zu einem nativ digitalen PDF mit einer eindeutigen Internetadresse, erreichbar über einen QR-Code, den die Kontrollbeamten am Straßenrand scannen und der das Dokument direkt zurückliefert – ohne Benutzername und Passwort. Jede Änderung unterwegs erzeugt eine neue Version, und alle Versionen werden aufbewahrt.
Ab wann ist das DeCA Pflicht?
Ab dem 5. Oktober 2026, gemäß der achten Übergangsbestimmung (disposición transitoria octava) des spanischen Gesetzes Ley 9/2025 über nachhaltige Mobilität. Der Beschluss (Resolución) vom 5. Juni 2026 (BOE-A-2026-12784) legt die technischen Anforderungen fest, die das Dokument erfüllen muss.
Warten Sie nicht bis zur letzten Minute. Das Dokument wird aus den Auftragsdaten erzeugt. Die eigentliche Arbeit liegt also nicht am Tag der Ausstellung, sondern darin, Kundenstamm, Fuhrpark und Tourenablauf so aufzustellen, dass das Dokument automatisch entsteht.
Wen verpflichtet es und wer haftet, wenn es fehlt?
Es verpflichtet zwei Parteien, und beide haften.
- Vertraglicher Verlader (cargador contractual): derjenige, der den ausführenden Frachtführer beauftragt. Das kann ein anderer Frachtführer sein, eine Genossenschaft, eine Agentur, ein Spediteur oder ein Logistikdienstleister. Er haftet für die Angaben zu den Parteien, zu Abgangs- und Bestimmungsort sowie zu Art und Gewicht der Ware.
- Ausführender Frachtführer (transportista efectivo): der Inhaber der Genehmigung, unter der der Transport durchgeführt wird – einschließlich des Subunternehmers bei Weitervergabe. Er haftet für die Sondergenehmigung, das Datum und die Kennzeichen.
Wird das Dokument nicht ausgestellt oder nicht mitgeführt, haften beide gesamtschuldnerisch; der Verlader ist entlastet, wenn er nachweist, dass er es ausgestellt hat. Das Fehlen des Dokuments oder seiner wesentlichen Angaben ist eine schwere Ordnungswidrigkeit nach Artikel 141.17 der LOTT, des spanischen Gesetzes über den Landverkehr.
Ausgenommen sind nach Art. 2 der Orden FOM/2861/2012 der internationale Verkehr, der Werkverkehr, Paket- und Stückgutzustellungen mit wenigen Packstücken, die eine Person ohne weitere Hilfsmittel als das Fahrzeug handhaben kann, sowie Umzüge.
Welche Angaben das Dokument enthalten muss
Den Mindestinhalt legt Artikel 6 der Orden FOM/2861/2012 fest:
- Vertraglicher Verlader: Firmenname, NIF (spanische Steuernummer) und Anschrift.
- Ausführender Frachtführer: Firmenname und NIF.
- Abgangs- und Bestimmungsort der Sendung.
- Art und Gewicht – oder Volumen – der Ware.
- Sondergenehmigung für den Verkehr, falls erforderlich.
- Datum der Beförderung.
- Kennzeichen von Zugmaschine und Sattelauflieger.
- Bemerkungen oder Vorbehalte, falls gewünscht.
Zwei Klarstellungen, die Diskussionen ersparen: Der Fahrer ist eine optionale Angabe (aus Gründen der Datenminimierung sollte er nur auf ausdrücklichen Wunsch aufgedruckt werden), und der Preis ist niemals Bestandteil des Dokuments.
Technische Anforderungen der Vorschrift
Hier greifen viele Systeme zu kurz. Es reicht nicht, ein PDF zu erzeugen und per E-Mail zu verschicken:
- Nativ digitales PDF mit höchstens 5 MB. Aus den Daten erzeugt, nicht eingescannt.
- Eindeutige URL pro Dokument, HTTPS mit TLS 1.2 oder höher. Mit zufälliger Kennung, damit sie sich weder erraten noch durchprobieren lässt.
- QR-Code, der das PDF ohne weitere Interaktion herunterlädt. Kein Login, keine Zwischenseite: Die Antwort ist das Dokument.
- Versionierung von Änderungen unterwegs. Wechselt das Fahrzeug, wird das Dokument neu ausgestellt: Der bereits gedruckte QR-Code bleibt gültig und führt zur aktuellen Version.
- 7 Tage Download nach Ende der Beförderung und 1 Jahr Aufbewahrung. Das öffentliche Zeitfenster schließt sich automatisch; die Versionen bleiben gespeichert.
Muss das System zertifiziert werden?
Nein. Es gibt keine Zertifizierung, keine Vorabregistrierung und keine behördliche Genehmigung: Das System wird nicht abgenommen, sondern auf der Straße geprüft. Kontrolliert wird, ob das Dokument existiert, ob der QR-Code das PDF liefert und ob die Angaben vollständig sind.
Das verringert die Bürokratie, legt die technische Messlatte aber höher: Die Verantwortung dafür, dass der Link am Tag der Kontrolle funktioniert, trägt der Aussteller.
So führen Sie es ein, falls Sie es noch nicht haben
Bewährt hat sich diese Reihenfolge:
- Prüfen Sie Ihre Stammdaten. Kunden mit vollständigem Firmennamen, NIF und Anschrift; Fahrzeuge mit Kennzeichen von Zugmaschine und Sattelauflieger.
- Legen Sie fest, wer bei welchem Auftrag ausstellt. Verlader oder Frachtführer: Vereinbaren Sie es schriftlich mit Ihren Geschäftspartnern, denn die Haftung ist gesamtschuldnerisch.
- Testen Sie den gesamten Ablauf. Ausstellen, QR-Code drucken, mit einem beliebigen Handy scannen und prüfen, ob das PDF ohne Zugangsdaten heruntergeladen wird.
- Proben Sie die Neuausstellung. Wechseln Sie das Fahrzeug mitten auf der Tour und prüfen Sie, ob der gedruckte QR-Code weiterhin zur richtigen Version führt.
- Richten Sie eine Warnung vor der Abfahrt ein. Eine Inlandstour ohne ausgestelltes DeCA sollte die Laderampe gar nicht erst verlassen.
So lösen Sie es mit Effic Flotas
In Effic Flotas ist das DeCA ein fertiges Modul: Das Dokument wird direkt aus der Tour und aus den Daten erzeugt, die zur Flotte bereits im System liegen – mit fortlaufender Nummerierung, einer im PDF selbst abgedruckten Änderungshistorie, automatischer Kopie an den Fahrer per WhatsApp, unterschriebener Zustellbestätigung, Versandetikett pro Sendung und einer API, um es aus Ihrem ERP heraus auszustellen.
Die Tourenliste markiert jede Inlandstour rot, für die noch kein Dokument ausgestellt wurde. So kommt die Warnung, bevor der Lkw losfährt – und nicht erst nach der Kontrolle.
Sie können sich registrieren und es 8 Tage lang kostenlos testen. Alle Details – Rechtsrahmen, Inhalt, Arbeitsablauf und Datenschutz – finden Sie auf unserer DeCA-Seite.
Häufige Fragen zum DeCA
Darf der Fahrer es auf dem Handy mitführen?
Ja. Er kann das PDF oder den ausgedruckten QR-Code mitführen; handschriftliche Vermerke auf dem Dokument sind dagegen ohne Wert.
Was passiert, wenn das Dokument unterwegs korrigiert wird?
Es wird mit einer verpflichtenden Begründung neu ausgestellt, und es entsteht eine neue Version. Der bereits gedruckte QR-Code bleibt gültig, weil er immer zur aktuellen Version führt.
Können mehrere Sendungen in einem Dokument zusammengefasst werden?
Ja, wenn Verlader und Frachtführer identisch sind – mit Abgangsort, Bestimmungsort, Ware und Gewicht oder Volumen je Position.
Welche Transporte brauchen kein DeCA?
Internationale Transporte, Werkverkehr, Paket- und Stückgutzustellungen mit wenigen Packstücken sowie Umzüge.
Wie wird die Zustellung nachgewiesen?
In Effic Flotas unterschreibt der Empfänger mit Namen und Ausweisnummer (DNI) auf dem Handy des Fahrers oder auf seinem eigenen, indem er einen QR-Code scannt. Die Unterschrift wird in der Dokumentakte gespeichert.
Wenn Sie Ihr DeCA noch nicht haben, improvisieren Sie nicht: Registrieren Sie sich bei Effic Flotas und testen Sie es 8 Tage kostenlos oder sprechen Sie mit unserem Team – wir bereiten Ihnen eine DeCA-Demo mit echten Daten aus Ihrem Betrieb vor.